Ratgeber: digitale Lohnabrechnung online

Digitale Lohnabrechnung: Vorteile auf einem Blick

Viele Unternehmen lassen Ihre digitale Lohnabrechnung oder digitale Gehaltsabrechnung nach wie vor auf dem herkömmlichen Weg von einem Lohnsteuerbüro erledigen. Dabei gibt es heutzutage andere Angebote, die schneller und günstiger sind, ohne Qualitätseinbußen mit sich zu bringen – im Gegenteil! Innovative Online-Anbieter wie vyble® setzen darauf, die Lohnabrechnung online zu erstellen. Dafür gilt es, möglichst viele Daten direkt elektronisch zu erfassen, statt sie später mühsam übertragen zu müssen. Ein hoher Grad an Automatisierung sorgt für Schnelligkeit, ein intelligenter Algorithmus für die individuelle Lohn- oder Gehaltsoptimierung. Und wenn es doch mal eine Frage gibt, ist trotzdem immer ein Ansprechpartner zu erreichen.

  • Schnelligkeit: Die elektronische Gehaltsabrechnung beziehungsweise elektronische Lohnabrechnung geht dank hohem Automatisierungsgrad deutlich schneller vonstatten als der klassische Weg über ein Lohnsteuerbüro.  
  • Einsparpotenzial: Damit verringern sich auch die externen Lohnbuchhaltungs-kosten pro Mitarbeiter. 
  • Ressourcen: Die Mitarbeiter haben deutlich weniger Aufwand bei der monatlichen Zusammenstellung der Unterlagen. 
  • Fehlervermeidung: Daten werden direkt digital erfasst, Medienbrüche und Übertragungsfehler vermieden.  
  • Gehaltsoptimierung: Eine automatische Identifizierung möglicher Steuervorteile bringt mehr Netto vom Brutto. 
  • Nachhaltigkeit: Wird die elektronische Lohnabrechnung oder elektronische Gehaltsabrechnung nur noch digital versandt, freut das den Geldbeutel und die Umwelt. 

Mit vyble® die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung entdecken

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Digitale Gehaltsabrechnung: Kosten im Vergleich

Im Vergleich zum herkömmlichen Prozess können Sie mit Angeboten zur digitalen Entgeltabrechnung viel Geld und Zeit sparen:  

Beispiel 1:

Monatliche Gehaltsabrechnung – 50 Prozent und mehr sparen

Wer seine Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung klassisch über ein Lohnsteuerbüro erstellen lässt, zahlt dafür schnell 10 Euro je Abrechnung und Arbeitnehmer – oft sogar deutlich mehr. Beim Payroll-Service von vyble® wird die Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung digital erstellt – die Kosten hierfür liegen bei lediglich 5 Euro pro Abrechnung und Arbeitnehmer.*

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Beispiel 2:

Sonderzahlung für 15 Mitarbeiter – von drei Arbeitstagen auf eine Minute!

Im herkömmlichen Prozess benötigt die Abrechnung einer Sonderzahlung für 15 Mitarbeiter erfahrungsgemäß eine Nettoarbeitszeit von etwa drei Arbeitstagen (inklusive Ergänzungs-vereinbarungen und Feedbackschleifen). Beim Payroll-Service von vyble® hingegen liegen die dafür nötigen Daten bereits im System vor oder fließen automatisiert ein. Der Zeitaufwand für die Abrechnung der Sonderzahlung beträgt dadurch nur etwa einer Minute – pro Mitarbeiter lässt sich so ein Kostenvorteil von rund 800 Euro erzielen.*

*Die Berechnungen basieren auf vyble®-Fallstudien

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Kurz erklärt: Unterschied von Lohn und Gehalt

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Sowohl beim Gehalt als auch beim Lohn handelt es sich um ein Entgelt, das Menschen in nicht selbstständiger Tätigkeit für ihre Arbeit erhalten (vgl. Gabler Wirtschaftslexikon). Angestellte bekommen ein Gehalt ausgezahlt, das jeden Monat in der gleichen Höhe gilt. Arbeiter hingegen werden ihrer Leistung gemäß – im wahrsten Sinne des Wortes – entlohnt: Ihr Lohn ändert sich also in seiner Höhe, je nachdem, wie viele Stunden sie zum Beispiel geleistet oder wie viele Teile sie gefertigt haben.   

Formen der Lohnabrechnung: online, digital, klassisch

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Gehalts- und Lohnabrechnung klassisch

Jeden Monat aufs Neue beginnt bei vielen Unternehmen das große Sammeln: Bewegungsdaten, Stammdatenänderungen, Krankmeldungen, Reisekostenbelege oder Arbeitszeitnachweise von Lohnempfängern werden zusammengesucht und ans Lohnsteuerbüro übermittelt. Mal in Papierform, mal als gescannte Dokumente. Der Verantwortliche dort prüft und sortiert die Unterlagen und tippt die Inhalte ins Lohnsteuerprogramm ab, das anschließend die relevanten Auswertungen und Meldungen generiert. Die händische Bearbeitung der Unterlagen ist fehleranfällig, zeitaufwändig und entsprechend teuer.

Gehalts- und Lohnabrechnung digital und online

Angebote zur digitalen Gehaltsabrechnung und digitalen Lohnabrechnung wie der innovative Payroll-Service von vyble® ersetzen den klassischen durch einen stringenten, digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Wird die Gehalts- oder Lohnabrechnung digital erstellt, gilt es dafür alle relevanten Daten direkt online in einem Webportal zu erfassen. Ein hoher Grad an Automatisierung erlaubt eine schnelle und ressourcenschonende Durchführung der Entgeltabrechnung. Und ein intelligenter Algorithmus sorgt gleichzeitig für eine attraktive Lohn- bzw. Gehaltsoptimierung. Die Gehalts- oder Lohnabrechnung online zu managen, spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld.

Muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung zuschicken?

Was ist beim digitalen Versand der Abrechnung zu beachten?

Will der Arbeitgeber eine Lohn- oder Gehalts­abrechnung digital versenden, sollte er dafür einige rechtliche und technische Aspekte beachten. Zunächst benötigt er für die elektro­nische Gehaltsabrechnung die Zustimmung seines Arbeitnehmers. Darüber hinaus muss er die Abrechnung in einem im Nachhinein unveränderbaren Format zur Verfügung stellen – und auch die nötige technische Infrastruktur, damit der Arbeitnehmer sie überhaupt empfangen und einsehen kann. Auch gilt es bei der elektronischen Übermittlung auf den Schutz der personenbezogenen Daten zu achten.

Ist die Zusendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung per Post Pflicht?

Nicht zwingend: Gemäß § 126b Bürgerliches Gesetzbuch muss der Arbeitgeber eine lesbare Erklärung auf einem „dauerhaften Datenträger“ abgeben. Letzterer ist grob erklärt ein Medium, mit dem der Empfänger die Erklärung so aufbewahren oder speichern kann, dass sie ihm so lange wie nötig zugänglich ist und unverändert wiedergegeben werden kann. Diese Anforderung kann eine digitale Entgeltabrechnung genauso wie eine auf Papier erfüllen. 

Muss der Arbeitgeber überhaupt eine Entgeltabrechnung erteilen?

Ja. Arbeitgeber sind (bis auf wenige Ausnahmefälle) verpflichtet, eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Textform zu erteilen. Inhaltlich muss die Abrechnung Auskunft geben über den Abrechnungszeitraum und darüber, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt (§108 Gewerbeordnung).

Elektronische Gehaltsabrechnung: Zustimmung nötig?

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Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, ist folgendes zu beachten: Gemäß §87 Betriebsverfassungsschutzgesetz hat der Betriebsrat – sofern eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht – zwar ein Mitbestimmungsrecht unter anderem bei „Fragen der betrieblichen Lohngestaltung, insbesondere die Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und die Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden sowie deren Änderung“. 

Keine Mitbestimmung des Betriebsrats: Lohnabrechnung auf Papier und online

Nicht jedoch gilt das Mitbestimmungsrecht für die Frage, ob der Arbeitgeber die Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Papierform oder auf dem elektronischen Weg an seine Arbeitnehmer übermitteln darf. Allerdings gilt: Auch jenseits einer gesetzlichen Verpflichtung ist es empfehlenswert, den Betriebsrat mit ins Boot zu holen und eine Betriebsvereinbarung darüber abzuschließen, wenn künftig die Lohnabrechnung online erstellt werden soll. (mehr zum Thema Mitbestimmung finden sie hier).

Lohnabrechnung digital durchführen in 3 Schritten

Mit dem Payroll-Service von vyble® funktioniert Ihre monatliche, digitale Lohnabrechnung oder digitale Gehaltsabrechnung in drei einfachen Schritten:

1. Sie stellen­
alle nötigen Bewegungsdaten auf dem Webportal bereit.

2. Sie erhalten gut verständliche Übersichten und prüfen diese. 

3. Per Knopfdruck starten Sie
den finalen Abrechnungslauf – fertig!

Gehaltsabrechnung: digital und sicher!

Werden meine Daten sicher übertragen und aufbewahrt?

Da eine Lohn- und Gehaltsabrechnung, digital genauso wie in Papierform, personenbezogene Daten enthält (zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers und Angaben über seine Religionszugehörigkeit), sollte die elektronische Datenübertragung, wie zum Beispiel bei vyble®, ausschließlich über eine verschlüsselte SSL-Verbindung erfolgen. So wird ausgeschlossen, dass Unbefugte diese sensiblen Informationen einsehen könnten. (Mehr Informationen gibt es hier.)

Darüber hinaus werden alle relevanten Daten für die elektronische Lohnabrechnung und elektronische Gehaltsabrechnung auf einem deutschen Server liegen. Über strenge Zutrittskontrollen der Geschäftsräume des Anbieters sowie weitreichende Zugangskontrollen der Datenverarbeitungssysteme gilt es die Daten vor unbefugten Personen zu schützen. Alle Mitarbeiter des Anbieters sollten in Sachen Datenschutz, IT-Sicherheit und der rollenspezifischen Verhaltensregeln umfassend geschult und zum Datengeheimnis verpflichtet sein.

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