Digitale Personalakte

Was ist eine elektronische Personalakte?

Die elektronische Personalakte ist die digitale Alternative zur bisher herkömmlichen Papierakte. Mithilfe einer Software können alle Mitarbeiterdaten und -dokumente digital gespeichert und verwaltet werden. Das Bundesarbeitsgericht versteht unter einer Personalakte „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen”.

Was gehört in die digitale Personalakte?

Eine gesetzliche Regelung über den Begriff und den Umgang einer Personalakte gibt es (außer im Beamtenverhältnis) nicht. Werden diese Akten jedoch geführt, so sollen sie laut Bundesarbeitsgericht „ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben”.

Häufige Bestandteile von digitalen Personalakten sind:

  • Persönliche Daten (z. B. Name, Geburtstag, Nationalität)
  • Steuerdaten
  • Sozialversicherungsdaten
  • private Anschrift
  • Bankverbindung
  • Stellendaten
  • Angaben zur Vergütung
  • Mitarbeiterfragebögen
  • Krankheits- und Urlaubszeiten

Was ist besser: Papier- oder digitale Personalakte?

Die Papierakte hatte jahrzehntelang eine Monopolstellung, doch die Vorteile der Digitalisierung sind einfach zu eindeutig und ihre Verbreitung macht auch in diesem Bereich keinen Halt. Zu Beginn der Umstellung von bisherigen Papierakten auf die digitale Mitarbeiterakte entstehen zwar zusätzliche Kosten aufgrund von unter anderem Anschaffung der Software, Schulungen, Prozessumstellung oder Digitalisierung der bereits existierenden Akten, mittelfristig und langfristig rechnet sich jedoch die Umstellung auf die digitale Mitarbeiterakte und bringt mehrere Vorteile mit.

7 Gründe für die digitale Mitarbeiterakte:

  • schnellerer und standortunabhängiger Zugang zu den Daten
  • gleicher Informationsstand für alle Parteien
  • Mitarbeiter können selbst ihre Daten aktualisieren
  • deutliche Ersparnisse in Zeit- und Verwaltungsaufgaben
  • höhere Effizienz der Personalarbeit
  • höhere Sicherheit und rollenspezifische Handhabung
  • keine Aktenschränke und teurer Archivierungsraum mehr

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

Eine Frau sucht Unterlagen in einem Aktenschrank

Laut Gesetz gibt es Dokumente bei denen eine händische Unterschrift nicht durch eine elektronische Unterschrift ersetzt werden darf, sodass diese Dokumente daher in Papierform vorliegen müssen. Das betrifft Kündigungen, Aufhebungsverträge, Arbeitszeugnisse, Betriebsvereinbarungen, Interessenausgleich, Sozialplan und Arbeitnehmerüberlassung.

Was sind die Anforderungen an eine digitale Personalakte?

Es gibt keine festgesetzten Regelungen dazu, was in eine Personalakte aufgenommen werden soll. Bei der Auswahl einer Lösung sollte man jedoch unbedingt die folgenden Punkten berücksichtigen:

  • Vollständigkeit: Werden die Akten in einem Unternehmen von Papierakten auf digital umgestellt, ist sicherzustellen, dass die gesamte Papierakte digitalisiert wird. 
  • Employer Self Service (ESS) und einfaches Onboarding: Einfache Import-Möglichkeiten sowie Fragebogen, die Mitarbeiter selbst ausfüllen können, erlauben eine effiziente Übertragung der Stammdaten zur Personalakte. 
  • Flexible Rollen und Rechte: Flexible Rollen- und Rechtesystems sichern, dass nur die gewünschten Personen – inkludiert der Mitarbeiter – Zugriffsrechte zu den notwendigen Daten haben.
  • Analysemöglichkeiten (Dashboards): Die Sammlung der Dateien an einem Ort ermöglichen zusätzlichen Analysen per Klick. Durch intelligente Dashboards sind somit weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen möglich.
  • Sicherheit: Gerade im Umgang mit sensiblen, persönlichen Daten ist ein vertrauensvoller, sicherer Umgang essentiell notwendig. Daher sollten diese Daten verschlüsselt sein und DSGVO-konform behandelt werden.

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