Ratgeber

Digitale Personalakte

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Digitale
Personalakte

Räume mit vollen Aktenschränken, die persönlichen Daten von Mitarbeitern, Lohndaten und Dokumente beinhalten gehören der Vergangenheit an, all das kann mittlerweile in der digitalen Personalakte zusammengefasst werden. Warum es sich lohnt auf digitale Personalakten zu wechseln und wie Sie diese Änderung umsetzen können, finden Sie hier.

Sarah Engel

Sarah Engel

HR Manager

Sarah ist Spezialistin für Personalthemen und weiß genau, worauf es bei der Mitarbeitersuche ankommt.

Was ist eine elektronische Personalakte?

Die elektronische Personalakte ist die digitale Alternative zur bisher herkömmlichen Papierakte. Mithilfe einer Software können alle Mitarbeiterdaten und -dokumente digital gespeichert und verwaltet werden. Das Bundesarbeitsgericht versteht unter einer Personalakte “eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen”. 

Was gehört in die digitale Personalakte?

Eine gesetzliche Regelung über den Begriff und den Umgang einer Personalakte gibt es (außer im Beamtenverhältnis) nicht. Werden diese Akten jedoch geführt, so sollen sie laut Bundesarbeitsgericht“ ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben”. Häufige Bestandteile von digitalen Personalakten sind: 

  • Persönliche Daten (z.B. Name, Geburtstag, Nationalität)
  • Steuerdaten
  • Sozialversicherungsdaten
  • private Anschrift
  • Bankverbindung
  • Stellendaten
  • Angaben zur Vergütung
  • MitarbeiterfragebögenKrankheits- und Urlaubszeiten

Was ist besser: Papier- oder digitale Personalakte?

Die Papierakte hatte jahrzehntelang eine Monopolstellung, doch die Vorteile der Digitalisierung sind einfach zu eindeutig und ihre Verbreitung macht auch in diesem Bereich keinen Halt. Zu Beginn der Umstellung von bisherigen Papierakten auf die digitale Mitarbeiterakte entstehen zwar zusätzliche Kosten aufgrund von unter anderem Anschaffung der Software, Schulungen, Prozessumstellung oder Digitalisierung der bereits existierenden Akten, mittelfristig und langfristig rechnet sich jedoch die Umstellung auf die digitale Mitarbeiterakte und bringt mehrere Vorteile mit:

  • schnellerer und standortunabhängiger Zugang zu den Daten
  • gleicher Informationsstand für alle Parteien
  • Mitarbeiter können selbst ihre Daten aktualisieren
  • deutliche Ersparnisse in Zeit- und Verwaltungsaufgaben
  • höhere Effizienz der Personalarbeit
  • höhere Sicherheit und rollenspezifische Handhabung
  • keine Aktenschränke und teurer Archivierungsraum mehr

Welche Personalunterlagen müssen im Original aufbewahrt werden?

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Laut Gesetz gibt es Dokumente bei denen eine händische Unterschrift nicht durch eine elektronische Unterschrift ersetzt werden darf, sodass diese Dokumente daher in Papierform vorliegen müssen. Das betrifft Kündigungen, Aufhebungsverträge, Arbeitszeugnisse, Betriebsvereinbarungen, Interessenausgleich, Sozialplan und Arbeitnehmerüberlassung.

Was sind die Anforderungen an eine digitale Personalakte?

Es gibt keine festgesetzten Regelungen dazu, was in eine Personalakte aufgenommen werden soll. Bei der Auswahl einer Lösung sollte man jedoch unbedingt die folgenden Punkten berücksichtigen:

    • Vollständigkeit: Werden die Akten in einem Unternehmen von Papierakten auf digital umgestellt, ist sicherzustellen, dass die gesamte Papierakte digitalisiert wird. 
    • Employer Self Service (ESS) und einfaches Onboarding: Einfache Import-Möglichkeiten sowie Fragebogen, die Mitarbeiter selbst ausfüllen können, erlauben eine effiziente Übertragung der Stammdaten zur Personalakte. 
  • Flexible Rollen und Rechte: Flexible Rollen- und Rechtesystems sichern, dass nur die gewünschten Personen – inkludiert der Mitarbeiter – Zugriffsrechte zu den notwendigen Daten haben.
  • Analysemöglichkeiten (Dashboards): Die Sammlung der Dateien an einem Ort ermöglichen zusätzlichen Analysen per Klick. Durch intelligente Dashboards sind somit weiterführende Optimierungs- und Weiterentwicklungsmaßnahmen möglich.

Sicherheit: Gerade im Umgang mit sensiblen, persönlichen Daten ist ein vertrauensvoller, sicherer Umgang essentiell notwendig. Daher sollten diese Daten verschlüsselt sein und DSGVO-konform behandelt werden

Digitale Personalakte bei vyble®

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Die digitale Mitarbeiterakte von vyble® ersetzt volle Aktenschränke und zeitaufwendiges Suchen mit einem Klick dank einer intuitiven, flexiblen Cloud-basierten Lösung. Sämtliche Informationen zu Ihren Mitarbeitern können von Ihnen, als auch von Ihren Mitarbeitern selbst eingesehen und bearbeitet werden. Alle Dateien befinden sich standortunabhängig an einem Ort. Durch das Speichern der E-Akte in der vyble® Cloud können Sie überall auf alle wichtigen Personaldaten schnell zugreifen – und das natürlich verschlüsselt, sicher und DSGVO-konform.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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