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Home Office

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 Home Office

Noch nie war das Thema Home Office so relevant wie seit Beginn der Corona-Pandemie. Unternehmen gestatten ihren Mitarbeitern dabei nicht bloß, den Arbeitsort nach Hause zu verlegen, sondern müssen einiges beachten. Hier erfahren Sie, wie Sie die Arbeit im Home Office organisieren sollten und für Ihr Unternehmen und ihre Mitarbeiter möglichst effektiv gestalten können.

Sarah Engel

Sarah Engel

HR Manager

Sarah ist Spezialistin für Personalthemen und weiß genau, worauf es bei der Mitarbeitersuche ankommt.

Was ist Home Office?

Home Office, auch Telearbeit genannt, beschreibt eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit vollständig oder teilweise außerhalb des Büros bzw. von zu Hause aus durchführen. Der Begriff „ Home Office” bezieht sich damit nicht speziell auf das „Büro zu Hause”, sondern generell auf das flexible Arbeiten an anderen Standorten als dem eigentlichen Arbeitsplatz. 

Verschiedene Arten der Telearbeit

  • Teleheimarbeit: Der Mitarbeiter verrichtet seine Tätigkeiten in Vollzeit „aus dem Homeoffice“. Er arbeitet also ausschließlich von zu Hause.
  • alternierende Telearbeit: Neben dem Arbeitsplatz im Unternehmen ist auch die Arbeit aus dem Home Office möglich.
  • mobile Telearbeit: Der Arbeitsort befindet sich dort, wo sich der Arbeitnehmer aufhält. Das trifft vor allem auf Vertriebsmitarbeiter häufig zu, da sie  die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens auch von unterwegs nutzen können müssen, um beispielsweise auf Kundendaten oder interne Kennzahlen zuzugreifen.

Vor- und Nachteile des Home Office

Wie bei allen Formen der flexiblen Arbeit gibt es auch beim Thema Home Office verschiedene Faktoren abzuwägen. Daher haben wir im Folgenden die wichtigsten Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gesammelt:

Für Arbeitgeber

Vorteile

Nachteile

Vorteile

Nachteile

Für Arbeitnehmer

Vorteile

Nachteile

Vorteile

Nachteile

Was sagt das Arbeitsrecht zum Home Office?

Arbeitnehmer in Deutschland haben grundsätzlich keinen Anspruch auf Home Office. Umgekehrt sind sie auch nicht verpflichtet, an einem Telearbeitsplatz zu arbeiten. Im Home Office sind aus arbeitsrechtlicher Sicht dieselben Vorgaben zu beachten, die auch im Betrieb gelten – etwa das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das beispielsweise nach § 5 ArbZG eine Ruhezeit von elf Stunden vorsieht.

Aufgrund der abweichenden Arbeitssituation und den damit einhergehenden Umständen sollten Sie als Arbeitgeber von vornherein klare Vereinbarungen mit den Mitarbeitern treffen und die Konditionen der Arbeit im Home Office individuell oder für alle Mitarbeiter klar kommunizieren. 

Home Office-Vereinbarungen müssen aus rechtlicher Sicht nicht schriftlich dokumentiert werden. Trotzdem ist es sinnvoll, die vereinbarten Konditionen in Form einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder in Form eines gesonderten Telearbeitsvertrags festzuhalten.

Wie sollte eine Betriebsvereinbarung fürs Home Office aussehen?

Um die Rahmenbedingungen für das Home Office-Angebot schriftlich festzuhalten, bietet sich eine Betriebsvereinbarung an. So können Sie als Arbeitgeber grundlegend Ihre Bereitschaft zur Unterstützung von flexiblen Arbeitsformen signalisieren, andererseits können über die Betriebsvereinbarung jedoch auch wesentliche Details zur Arbeit im Home Office geregelt werden.

Welche Pflicht hat der Arbeitgeber bei der Kostenübernahme?

Der Arbeitgeber muss alle erforderlichen Kosten für die Ausstattung des Heimarbeitsplatzes des Mitarbeiters übernehmen. Dazu zählen das technische Equipment, aber auch Büromöbel. Sinnvoll ist es,  hierbei eine Pauschale zu vereinbaren.

Dürfen Mitarbeiter das Home Office ins Ausland verlagern?

Generell ist auch ein Arbeiten aus dem Ausland im Home Office möglich. Allerdings gibt es hier einige Dinge zu beachten, die im Einzelfall geprüft werden sollten:
  • Handelt es sich um vorübergehende oder dauerhafte Arbeit aus dem Ausland?
  • Befindet sich der Ort innerhalb bzw. außerhalb der EU?
  • Je nach Art und Weise des Einsatzes sind in den Bereichen Datenschutz, Sozialversicherung und Steuern unterschiedliche Themen relevant.
  • Es sind regionale Richtlinien zu beachten.

Welchen Einfluss hat Corona auf Home Office?

Aufgrund der Corona-Pandemie müssen Arbeitgeber Home Office anbieten, wenn es keine zwingenden betrieblichen Gründe gibt, die dem entgegenstehen. Die Arbeitnehmer sind jedoch nicht verpflichtet, das Angebot anzunehmen. Die geltende Corona-Arbeitsschutzverordnung, die dies regelt, wurde bis 30. Juni 2021 verlängert. Dennoch ist auch in der derzeitigen Situation eine Vereinbarung nötig, das heißt, Unternehmen können Mitarbeiter nicht einfach ins Home Office schicken, sondern brauchen ihr Einverständnis.

Müssen Arbeitnehmer in häuslicher Quarantäne arbeiten?

Sofern ein Mitarbeiter nicht selbst krankgeschrieben ist und er seine Arbeit auch von zu Hause ausüben kann, besteht für ihn die Pflicht, auch in der Quarantäne zu arbeiten.

HR-Maßnahmen für erfolgreiches Home Office

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Damit Arbeitnehmer in ihren eigenen vier Wänden genauso produktiv sein können wie am Arbeitsplatz, sollten Unternehmen einiges beachten:

  • Internetverbindung: Eine gute und stabile Internetverbindung ist die Basis dafür, auch zu Hause optimal arbeiten zu können. Als Arbeitgeber können Sie ihre Mitarbeiter zusätzlich mit einem Internetkostenzuschuss unterstützen.
  • benötigte Technik: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, sich für die Zeit des Home Office notwendige Arbeitsmittel aus dem Büro mit nach Hause zu nehmen. Alternativ können Sie über ein Mitarbeiter-PC-Programm einfach elektronische Geräte für Ihre Mitarbeiter leasen und ihnen diese zur privaten Nutzung stellen. Die Leasingraten werden dabei direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen.
  • wichtige Prozesse digital erledigen: Gerade wenn Mitarbeiter durch räumliche Distanz getrennt sind, ist eine funktionierende papierlose Unternehmenskultur wichtig. Deshalb sollten Unternehmen darauf achten, dass Aufgaben, Besprechungen, Aufgabenverwaltung und HR-Prozesse einfach von zu Hause ausführbar sind. Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools wie Zoom, Google Suite, Slack, vyble o. ä., die die gemeinsame Kommunikation und Arbeit an Projekten über Kilometer hinweg erleichtern.
  • Einhaltung des Datenschutzes: Auch im Homeoffice ist das Thema Datenschutz von enormer Wichtigkeit. Unternehmen müssen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern und Kunden schützen, auch und besonders, wenn der Arbeitnehmer von zu Hause arbeitet. Daher sollten sie Prozesse schaffen, die ein datenschutzkonformes Arbeiten aus der Ferne garantieren.
  • Ziele, Termine und Deadlines setzen: In den eigenen vier Wänden zu arbeiten, kann viele Vorteile haben. Man spart den Arbeitsweg, kann sich die Arbeitszeit flexibler einteilen und hält sich in einer Wohlfühlumgebung auf. Doch Termine und Deadlines sind auch im Home Office einzuhalten. Deshalb ist es gerade für die Arbeit zu Hause besonders wichtig, klare Ziele zu formulieren und eine funktionierende Aufgabenverwaltung zu etablieren. Daher kann es helfen, als Arbeitgeber Zeitfenster für Aufgaben zu setzen, eine wiederkehrende Meetingstruktur zu etablieren und somit weiterhin eng mit den Mitarbeitern in Kontakt zu stehen.
  • Arbeits- und Pausenzeiten respektieren: Sich auf die Arbeit zu fokussieren, kann im Home Office eine Herausforderung sein. Genauso wichtig wie die Einhaltung der Arbeitszeiten ist aber auch die der Pausen. Dinge nur noch kurz erledigen zu wollen und kein Ende zu finden kann zu Hause schnell passieren. Tools für Zeiterfassung (mit Live Anwesenheiten) geben die Möglichkeit die Arbeitszeiten für alle Parteien transparenter zu gestalten, um eine gute Balance zu halten und produktiv zu bleiben.
  • Zusammenarbeit und Kommunikation fördern: Im Home Office sind Mitarbeiter erst einmal allein. Doch für das Unternehmensklima ist ein persönlicher Austausch wichtig, wenn auch nur digital. Meetings via Zoom oder Google Meet und Online-Chats als Ersatz für die Kaffeepause können eine schöne Alternative sein. Mithilfe moderner Tools ist es möglich, die Kollegen zu sehen und eine gewissen Nähe aufrecht zu erhalten. Je nach Situation und Möglichkeit sind aber auch regelmäßige persönliche Treffen sinnvoll, um den Zusammenhalt zu fördern.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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