Ratgeber

Human Resources Software (HR-Systeme)

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Human Resources Software
(HR-Systeme)

Das Personalwesen ist ein wichtiger Bestand eines jeden Unternehmens. Mittlerweile gibt es eine Reihe an digitalen Lösungen, die die Bereiche dieses Themas vereinen. Hier erkläre ich, worauf Sie bei einer solchen Software achten sollten.

Sarah Engel

Sarah Engel

HR Manager

Sarah ist Spezialistin für Personalthemen und weiß genau, worauf es bei der Mitarbeitersuche ankommt.

Was kann eine HR Software?

Eine Human Resource Software, zu Deutsch Personalinformationssystem erfasst, verarbeitet, bearbeitet und analysiert persönliche Daten an einem Ort. Damit übernimmt und erleichtert sie die Aufgaben des Human Resource Managements. Die HR-Software wird somit in den Bereichen der Personalbeschaffung und -entwicklung eingesetzt, hilft aber auch bei der Abrechnung.

Für welche Unternehmen ist eine HR-Software geeignet?

Personalverwaltung: Software für Startups, Mittelstand und Konzern

Egal ob junges Startup, klassischer Mittelständler oder international aufgestellter Großkonzern: Um eine HR-Software kommt heute kaum ein Unternehmen mehr herum. Die administrativen Aufgaben rund um die Personalverwaltung sind komplex und vielfältig. Sie über selbstgebaute Tabellen und Excellisten zu managen, ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch ausgesprochen fehleranfällig. Auch eine Kombination verschiedener Einzellösungen führt im Zweifelsfall zu lästigen Schnittstellenproblemen.

Große Konzerne sollten bei der Auswahl ihrer Human Resources Software auf eine hochperformante Lösung achten, die große Datenmengen schnell und sicher verarbeiten kann. Auch eine Payroll-Funktionalität ist für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oft besonders attraktiv, da sie damit die Erstellung der Lohnabrechnung automatisieren und auf diese Weise viel Zeit sparen können. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind hingegen in der Regel mit einer flexiblen Personalverwaltungssoftware gut beraten, die ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sowie die Möglichkeit der Vergabe verschiedener Nutzerrollen sind für sie oft wichtig. Für Unternehmen jeglicher Größenordnung ist außerdem die DSGVO-Konformität ihrer HR-Lösungen ein absolutes Muss.

Das Angebot an HR-Lösungen ist riesig und unübersichtlich. Welches Personal­management­system das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, hängt stark von Ihren individuellen Belangen ab: Wie klein oder groß ist Ihr Unternehmen, wie viele Mitarbeiter haben Sie? Möchten Sie gewisse Kernbereiche des Personalwesens digitalisieren und wenn ja, welche? Wünschen Sie sich eine flexible Lösung oder sind Sie eher auf der Suche nach einem umfassenden (und entsprechend komplexen) Komplettangebot? Das Team von vyble® berät Sie gern und unterstützt bei der Entscheidungsfindung!

Welche Vorteile bietet eine HR-Software?

Aktenschrank und Zettelwirtschaft adé!

Eine zeitgemäße Personalmanagement-Software sollte es den Unternehmen erlauben, für jeden Mitarbeiter eine elektronische Personalakte anzulegen. Mit der cloudbasierten Personal-Software von vyble® etwa gehören volle Archive der Vergangenheit an. Mitarbeiterakten können bequem in der Cloud verwaltet werden – selbstverständlich DSGVO-konform. Ist die digitale Mitarbeiterakte angelegt, lassen sich verschiedene weitere Prozesse ebenfalls digital abbilden und bearbeiten – so zum Beispiel das Management der Bewegungsdaten.

Zeiterfassung

Damit die Erfassung der Arbeitszeiten nicht zum Zeitfresser wird, sollte eine gute HR-Software einen komfortablen Prozess für die Zeiterfassung bieten. Manuelles Aufzeichnen in unübersichtlichen Listen oder aufwändiges Führen von Stundenzetteln muss nicht sein. Mit einer digitalen Zeiterfassung wie etwa in der cloudbasierten HR-Plattform von vyble® können die monatlich geleisteten Stunden der Mitarbeiter ganz einfach aufgezeichnet werden. Die Pflege von Sonn- Feiertags- und Nachtarbeit kann ebenfalls mit vyble® erfolgen. Anschließend können die Informationen ganz einfach für die Lohnabrechnung exportiert werden.

Reisekosten

Zurück von der Dienstreise bedeutet oft: Belege sammeln, Erstattungsanträge ausfüllen und Pauschalen berechnen. Eine gute Personalverwaltungssoftware sollte den Prozess der Reisekostenabrechnung möglichst einfach und automatisiert gestalten. Dabei sollten sowohl HR-Manager als auch Geschäftsreisende selbst die Möglichkeit haben, den Reisekostenantrag erstellen zu können. Auf der HR-Plattform von vyble® ist beides möglich und über die Vergabe verschiedener Nutzerrollen mit entsprechenden Berechtigungen geregelt. Nachdem Informationen über Reisezeitraum, Ziel und Grund sowie für Auslagen im Dialog abgefragt wurden, berechnet vyble® auf Wunsch sämtliche Erstattungspauschalen rund um Verpflegungs-, und Übernachtungskosten für das entsprechende Reiseland vollautomatisch. Sobald der Reisekostenantrag digital per Klick genehmigt wurde, kann er dank automatisch erzeugter Export-Datei direkt in der Payroll berücksichtigt werden.

Abwesenheiten

Mit der richtigen HR-Software sollte das Ausfüllen von Urlaubsanträgen auf Papier, manuelles Einscannen und die Berechnung von Resturlaubstagen mit aufwändiger Verwaltung in Tabellen der Vergangenheit angehören. Mit der digitalen Personalplattform vyble® können eingereichte Urlaubsanträge mit einem Klick genehmigt werden. Damit aktualisiert sich der Resturlaub in den digitalen Mitarbeiterakten automatisch. Auch Krankmeldungen können unkompliziert, sicher und schnell digital durch vyble® an den Arbeitgeber übermittelt werden. So kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung DSGVO-konform übermittelt werden und muss nicht manuell beim Arbeitgeber vorgelegt oder unverschlüsselt per E-Mail zugestellt werden.

Wie nutzen Sie HR-Software?

Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Die Arbeitszeiterfassung gehört (neben Reisekosten und Abwesenheiten) zu den Kernfunktionalitäten der cloudbasierten HR-Software von vyble®. Greift ein Unternehmen auf die HR-Plattform zu, sind Arbeitszeiterfassung und Reisekosten-Berechnung inklusive.

So einfach funktioniert die Arbeits­zeit­erfassung mit vyble®:

  1. Zeitraum auswählen
  2. Art der geleisteten Stunden auswählen
  3. Stundenzahl eintragen
  4. Speichern und für die Lohnabrechnung exportieren
  5. Fertig!

Die Auswahl der richtigen HR-Software

Personalverwaltungssoftware: Programm gesucht?

Bei der Suche nach einer passenden HR-Software bieten sich Unternehmern verschiedene Möglichkeiten:
Einige HR-Systeme funktionieren nach dem Baukastenprinzip und bieten Firmen die Möglichkeit, sich die Software für ihr Human Resource Management flexibel zusammenzustellen. Andere HR-Lösungen wiederum sind auf einzelne Facetten des Personalwesens spezialisiert. Es gibt auch große Tools mit einem breiten Funktionsumfang, der in Sachen HR von A bis Z alle Eventualitäten abdeckt. Darüber hinaus haben Unternehmen die Wahl zwischen cloudbasierten HR-Lösungen und solchen, die auf der internen Hardware installiert werden müssen.
 

Das Angebot an HR-Lösungen ist riesig und unübersichtlich. Welches Personal­management­system das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, hängt stark von Ihren individuellen Belangen ab: Wie klein oder groß ist Ihr Unternehmen, wie viele Mitarbeiter haben Sie? Möchten Sie gewisse Kernbereiche des Personalwesens digitalisieren und wenn ja, welche? Wünschen Sie sich eine flexible Lösung oder sind Sie eher auf der Suche nach einem umfassenden (und entsprechend komplexen) Komplettangebot? Das Team von vyble® berät Sie gern und unterstützt bei der Entscheidungsfindung!

HR-Software von vyble®

Das persönliche Profil eines Mitarbeiters - Die digitale Personalakte
Die cloudbasierte HR-Plattform von vyble® bietet Unternehmen viele Prozessvorteile rund um ihr Personalmanagement. Die Erfassung der Stammdaten in je einer digitalen Personalakte setzt der aufwändigen Pflege von Papierakten endlich ein Ende. Zeiterfassung, Abwesenheiten und Reisekosten lassen sich über die HR-Software von vyble® unkompliziert und in einem klar definierten Arbeitsablauf handhaben. Die Nutzung von Self-Services, durch die Mitarbeiter ihre Daten selbst eingeben, spart den Unternehmen in Summe viele Aufwände. Die DSGVO-konforme und sicher verschlüsselte Handhabung der digitalen Daten sorgt für mehr Rechtssicherheit im Vergleich zum analogen Prozess – und für mehr Effizienz in den Arbeitsabläufen.

Der Payroll-Service ermöglicht Ihnen die Erstellung einer digitalen Lohnabrechnung – und spart Ihnen damit Aufwände, Zeit und Geld.

Beim vyble®-Service errechnet ein intelligenter Algorithmus eine Lohnoptimierung, von der Sie und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen profitieren können.Mit dem Benefit-Service gewähren Sie Ihren Mitarbeitern exklusive Gehaltsextras und fördern so die Mitarbeiterzufriedenheit. Ihr volles Potenzial entfaltet die HR-Software in Zusammenspiel mit den anderen Services von vyble®:

Die verschiedenen Services von vyble® lassen sich allesamt über die Online-Plattform steuern und greifen nahtlos ineinander. Unternehmen können damit ihr gesamtes Vergütungsmanagement digital und mit einem hohen Automatisierungsgrad steuern. 

In der Zeiterfassung erhobene Arbeitszeiten können HR-Verantwortliche beispielsweise direkt mit einem Klick exportieren und in die Lohn- oder Gehaltsabrechnung des betroffenen Mitarbeiters einfließen lassen – eine riesige Arbeitsersparnis im Vergleich zum händischen Prozess.

HR- Prozesse einfach und digital gestalten

 

Digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit vyble®. So sparen Sie Kosten, Zeit und Platz und begeistern Ihre Mitarbeiter mit unserer intuitiven Plattform.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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