Der vyble®-Ratgeber für Human Resources Software (HR-Systeme)

HR-Lösungen: Worauf kommt es an?

Personalverwaltung: Software für Startups, Mittelstand und Konzern

Egal ob junges Startup, klassischer Mittelständler oder international aufgestellter Großkonzern: Um eine HR-Software kommt heute kaum ein Unternehmen mehr herum. Die administrativen Aufgaben rund um die Personalverwaltung sind komplex und vielfältig. Sie über selbstgebaute Tabellen und Excellisten zu managen, ist nicht nur sehr aufwändig, sondern auch ausgesprochen fehleranfällig. Auch eine Kombination verschiedener Einzellösungen führt im Zweifelsfall zu lästigen Schnittstellenproblemen.

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Große Konzerne sollten bei der Auswahl ihrer Human Resources Software auf eine hochperformante Lösung achten, die große Datenmengen schnell und sicher verarbeiten kann. Auch eine Payroll-Funktionalität ist für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oft besonders attraktiv, da sie damit die Erstellung der Lohnabrechnung automatisieren und auf diese Weise viel Zeit sparen können. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind hingegen in der Regel mit einer flexiblen Personalverwaltungssoftware gut beraten, die ihnen ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Auch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienbarkeit sowie die Möglichkeit der Vergabe verschiedener Nutzerrollen sind für sie oft wichtig. Für Unternehmen jeglicher Größenordnung ist außerdem die DSGVO-Konformität ihrer HR-Lösungen ein absolutes Muss.

vyble® bietet die passende HR-Software!

HR-Software: Digitale Personalakte und mehr!

Zeitgemäße Personalmanagement-Software sollte es den Unternehmen erlauben, für jeden Mitarbeiter eine elektronische Personalakte anzulegen. Im Fall der cloudbasierten Personal-Software von vyble® etwa lassen sich alle relevanten Stammdaten der Mitarbeiter direkt auf der Online-Plattform erfassen – selbstverständlich DSGVO-konform. Der Vorteil liegt auf der Hand: Ordner voller Papier-Personalakten sind fortan überflüssig. Ist die digitale Personalakte angelegt, lassen sich verschiedene weitere Prozesse ebenfalls digital abbilden und bearbeiten – so etwa das Management der Bewegungsdaten:

Funktionalität 1: Zeiterfassung

Eine gute HR-Software sollte ihren Nutzern unbedingt eine komfortable Möglichkeit zur Zeiterfassung anbieten. Auf der cloudbasierten HR-Plattform von vyble® etwa ist es möglich, die Arbeitsstunden von Lohnempfängern für den jeweiligen Abrechnungszeitraum einzutragen. Auch Zuschläge (zum Beispiel für Nacht- oder Feiertagsarbeit) lassen sich unkompliziert hinterlegen. Sind die Informationen eingepflegt, kann der Personalverantwortliche sie ganz einfach für die Lohnabrechnung exportieren. 

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Funktionalität 2: Reisekosten

In einigen Unternehmen sind die HR-Manager für die Erstellung des Reisekostenantrags zuständig, in anderen erledigen das die Geschäftsreisenden selbst. Eine gute Personalverwaltungssoftware sollte beide Arbeitsweisen unterstützen. Auf der HR-Plattform von vyble® ist beides möglich und über die Vergabe verschiedener Nutzerrollen mit entsprechenden Berechtigungen geregelt. Eine vordefinierte Maske fragt beim Nutzer alle relevanten Informationen ab (etwa Reisezeitraum, Destination und Reisegrund). Verpflegungspauschalen lassen sich per Mausklick anwählen und werden automatisch berechnet. Dabei ist es wichtig, dass Reisekosten – wie zum Beispiel mit vyble® – für jedes Land erstellt werden können und entsprechend auch alle dafür nötigen Pauschalen hinterlegt sind. Belege kann der User problemlos hochladen. Der Personaler genehmigt den Antrag mit einem Klick und kann ihn direkt für die Payroll freigeben.

Funktionalität 3: Abwesenheiten

Auch bei der Erfassung der Abwesenheiten sollte die HR-Software dem Unternehmen höchstmögliche Flexibilität bieten: Wie bei den Reisekosten auch sollte es möglich sein, dass sowohl HR-Verantwortliche als auch die Mitarbeiter selbst Abwesenheiten erfassen – je nachdem, wie das Unternehmen seine internen Prozesse aufgesetzt hat. Die vyble®-Software fragt benutzerfreundlich alle nötigen Angaben ab: vom Grund der Abwesenheit über den Zeitraum bis hin zur Erst- oder Folgebescheinigung. Auch der Upload etwa eines Krankenscheins ist im Handumdrehen möglich. Genauso sollte es möglich sein, die Urlaubsverwaltung abzubilden. Bei vyble® etwa reicht der Mitarbeiter den Urlaubsantrag digital ein und der HR-Manager kann ihn ablehnen oder genehmigen. Der Resturlaub aktualisiert sich in der Mitarbeiterakte automatisch – fertig! 

HR-Software-Vergleich: Kein Wald vor lauter Bäumen?

Personalverwaltungssoftware: Programm gesucht?

Bei der Suche nach einer passenden HR-Software bieten sich Unternehmern verschiedene Möglichkeiten: Einige HR-Systeme funktionieren nach dem Baukastenprinzip und bieten Firmen die Möglichkeit, sich die Software für ihr Human Resource Management flexibel so zusammenzustellen, wie sie sie gerade brauchen. Andere HR-Lösungen wiederum sind auf einzelne Facetten des Personalwesens spezialisiert. Und last but not least gibt es die ganz großen Tools mit einem breiten Funktionsumfang, der in Sachen HR von A bis Z alle Eventualitäten abdeckt. Darüber hinaus haben Unternehmen die Wahl zwischen cloudbasierten HR-Lösungen und solchen, die auf der internen Hardware installiert werden müssen.

Das Angebot an HR-Lösungen ist riesig und unübersichtlich. Welches Personal­management­system das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen ist, hängt stark von Ihren individuellen Belangen ab: Wie klein oder groß ist Ihr Unternehmen, wie viele Mitarbeiter haben Sie? Möchten Sie gewisse Kernbereiche des Personalwesens digitalisieren und wenn ja, welche? Wünschen Sie sich eine flexible Lösung oder sind Sie eher auf der Suche nach einem umfassenden (und entsprechend komplexen) Komplettangebot?

Personalverwaltung: Freeware von vyble® mit Auszeichnung

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Sie fragen sich, worauf Sie in Sachen HR-Lösungen achten sollten?
Oder welche 
HR-Software auf Ihre Belange passt?

Gibt es HR-Software kostenlos?

Personalmanagement-Software für Ihr Unternehmen

Die Arbeitszeiterfassung gehört (neben Reisekosten und Abwesenheiten) zu den Kernfunktionalitäten der cloudbasierten HR-Software von vyble®. Greift ein Unternehmen auf die HR-Plattform zu, sind Arbeitszeiterfassung und Reisekosten-Berechnung inklusive.

So einfach funktioniert die Arbeits­zeit­erfassung mit vyble®

1. Zeitraum auswählen

2. Art der geleisteten Stunden auswählen

3. Stundenzahl eintragen

Lohnabrechnung

4. Speichern und für die Lohnabrechnung exportieren

5. Fertig!

HR-Software von vyble®: Noch stärker dank Integration!

Schon für sich betrachtet bietet die cloudbasierte HR-Plattform von vyble® Unternehmen viele Prozessvorteile rund um ihr Personalmanagement. Die Erfassung der Stammdaten in je einer digitalen Personalakte setzt der aufwändigen Pflege von Papierakten endlich ein Ende. Zeiterfassung, Abwesenheiten und Reisekosten lassen sich über die HR-Software von vyble® unkompliziert und in einem klar definierten Arbeitsablauf handhaben. Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre Daten selbst eingeben, spart den Unternehmen in Summe viele Aufwände. Und die DSGVO-konforme und sicher verschlüsselte Handhabung der digitalen Daten sorgt für mehr Rechtssicherheit im Vergleich zum analogen Prozess – und für mehr Effizienz in den Arbeitsabläufen.

  • Der Payroll-Service ermöglicht Ihnen die Erstellung einer digitalen Lohnabrechnung – und spart Ihnen damit Aufwände, Zeit und Geld.
  • Beim vyble®-Service errechnet ein intelligenter Algorithmus eine Lohnoptimierung, von der Sie und Ihre Mitarbeiter gleichermaßen profitieren können.
  • Mit dem Benefit-Service lassen Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Zuwendungen innerhalb der Sachbezugsfreigrenze zukommenund heben so Ihre Mitarbeiterpflege auf ein neues Level.

Ihr volles Potenzial entfaltet die HR-Software in Zusammenspiel mit den anderen Services von vyble®:

Die verschiedenen Services von vyble® lassen sich allesamt über die Online-Plattform steuern und greifen nahtlos ineinander. Unternehmen können damit ihr gesamtes Vergütungsmanagement digital und mit einem hohen Automatisierungsgrad steuern. 

In der Zeiterfassung erhobene Arbeitszeiten können HR-Verantwortliche beispielsweise direkt mit einem Klick exportieren und in die Lohn- oder Gehaltsabrechnung des betroffenen Mitarbeiters einfließen lassen – eine riesige Arbeitsersparnis im Vergleich zum händischen Prozess.

Hinweis

Bitte beachte, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Dir, einen Juristen zu konsultieren.