Ratgeber

Lohn­abrechnung online

Frau am Rechner schaut sich vyble® Lohnzettel an

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Lohnabrechnung online
Unternehmen, die die Löhne bzw. Gehälter ihrer Mitarbeiter digital abrechnen, können viel Geld und Zeit sparen. Hier erkläre ich alles, was Sie wissen müssen, um die passende Software zu finden und Ihre Lohnabrechnung künftig einfach online zu erledigen.
Sophie Wiese

Sophie Wiese

Head of Customer
Success und Payroll

Sophie ist Payroll-Expertin, leitet den Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung und hat maßgeblich zur Gründung von vyble® beigetragen.

Was ist eine Lohn- und Gehalts­abrechnung?

Jeden Monat stellen Arbeitgeber ihren Angestellten oder Arbeitnehmern eine Gehalts­abrechnung aus. Diese schlüsselt auf, wie sich das Gehalt beziehungs­weise der Lohn zusammen­setzt und wird häufig als Einkommens- und Liquiditäts­nachweis verlangt unter anderem bei der Vergabe von Krediten oder bei der Wohnungs­suche. Außerdem ist sie die Grundlage dafür, die Einkommensteuer zu berechnen.

Lohn oder Gehalt: Wo liegt der Unterschied?

Die Gemeinsamkeit der beiden Einkommensarten besteht darin, dass es sich bei beiden um ein Entgelt handelt, das Menschen in nicht selbstständiger Tätigkeit für ihre Arbeit erhalten. Angestellte bekommen ein Gehalt ausgezahlt, dessen Höhe monatlich meistens gleich bleibt. Arbeiter hingegen werden gemäß ihrer Leistung “entlohnt”: Die Höhe ihres monatlichen Einkommens hängt davon ab wie viele Stunden sie geleistet oder wie viele Teile sie gefertigt haben.

Klassische vs. Online-Lohnabrechnung

vyble® Schichtplan klassisch Dokument Icon

Klassische Gehalts- und Lohnabrechnung

Klassischerweise liegen die benötigten Daten mal in Papierform, mal als gescannte Dokumente vor. Diese prüft und sortiert der Verantwortliche und überträgt die Inhalte manuell ins Lohnsteuerprogramm, das anschließend die relevanten Auswertungen und Meldungen generiert. Die händische Bearbeitung der Unterlagen ist fehleranfällig, zeitaufwändig und entsprechend teuer.

vyble® Schichtplan online PC Icon

Online Gehalts- und
Lohnabrechnung

Software zur digitalen Gehalts- und Lohnabrechnung ersetzen den klassischen durch einen stringenten, papierlosen Prozess. Wer die Gehalts- oder Lohnabrechnung digital erstellt, erfasst dafür alle relevanten Daten direkt online in einer entsprechenden HR-Plattform. Ein hoher Grad an Automatisierung erlaubt es, die Entgeltabrechnung schnell und ressourcenschonend zu erledigen. Das spart Geld, Zeit und Nerven.

Digitale Gehaltsabrechnung: Vorteile auf einen Blick

  • schneller: Die elektronische Gehaltsabrechnung beziehungsweise elektronische Lohnabrechnung lässt sich dank des hohen Automati­sierungsgrades deutlich schneller erstellen.
  • günstiger: Wer die Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung online erstellt, spart Kosten. Und zwar entweder mit Blick auf die eigenen Prozesse oder aber im Vergleich zu einem herkömmlichen externen Dienstleister.
  • ressourcenschonend: Durch Employee Self Services (ESS) können Mitarbeiter ihre Stammdaten, Urlaubsanträge, Reisekosten uvm. selbst online aktualisieren. Das reduziert den Verwaltungsaufwand für Personalmitarbeiter und verschafft ihnen Freiraum für z. B. Recruiting und Talentmanagement.
  • weniger fehleranfällig: Daten werden direkt digital erfasst, Medienbrüche und Übertragungsfehler vermieden.
  • nachhaltiger: Wird die elektronische Lohnabrechnung oder elektronische Gehaltsabrechnung nur noch digital versandt, freut das den Geldbeutel und die Umwelt.
  • steuergerechter: In Verbindung mit der vyble® Optimierung können die digitalen Personaldaten genutzt werden, um individuelle Vergütungskonzepte zu erstellen und somit mehr Netto vom Brutto für jeden Mitarbeiter zu generieren.

Lohnabrechnung online: Wie viel Zeit und Geld kann man sparen?

Im Vergleich zum herkömmlichen Prozess können Sie mit Angeboten zur digitalen Entgeltabrechnung viel Geld und Zeit sparen:

vyble® Kosten- und Zeiterspranis

BEISPIEL 1:

Sonderzahlung für 15 Mitarbeiter
– von 3 Arbeitstagen
auf 1 Minute

Im herkömmlichen Prozess benötigt die Abrechnung einer Sonderzahlung für 15 Mitarbeiter erfahrungsgemäß eine Nettoarbeitszeit von etwa drei Arbeitstagen (inklusive Ergänzungsvereinbarungen und Feedback-Schleifen). In der vyble® Plattform hingegen liegen die dafür nötigen Daten bereits im System vor oder fließen automatisiert ein. Der Zeitaufwand für die Abrechnung der Sonderzahlung beträgt dadurch nur etwa eine Minute – pro Mitarbeiter lässt sich so ein Kostenvorteil von rund € 800,- erzielen.

vyble® Icon: Ersparnis

BEISPIEL 2:

Monatliche Gehaltsabrechnung
– die Hälfte und
mehr sparen

Wer seine Lohnabrechnung oder Gehaltsabrechnung klassisch über ein Lohnsteuerbüro erstellen lässt, zahlt dafür schnell € 18,- je Abrechnung und Arbeitnehmer – oft sogar deutlich mehr. Bei vyble® wird die Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung kostengünstig und digital erstellt. 

*Die Berechnungen basieren auf vyble®-Fallstudien

Was sind die wichtig­sten Merkmale einer digitalen Lohnsoftware?

  • Möglichst viele Daten von Beginn an direkt elektronisch erfassbar: erspart es Ihnen, Daten später mühsam manuell übertragen zu müssen. 
  • Ein hoher Grad an Automatisierung: beschleunigt Ihre internen Arbeitsprozesse. 
  • Employee Self Services (ESS): erlaubt eine einfache Datenpflege sowohl für Mitarbeiter als auch für Personalmitarbeiter.
  • Analyse und Dashboard: bietet die Möglichkeit, automatisch Reports und KPIs zu erstellen und schafft einen Überblick über alle nützlichen Informationen.
  • Flexible Rollen und Rechte: ermöglicht es, individuell Zugriffsrechte zu konfigurieren, damit alle Mitarbeiter reibungslos arbeiten können – bei absoluter Vertraulichkeit der Daten.
  • All-in-one-Lösungen möglich: erlaubt zusätzliche Leistungen wie die Payroll
  • Schnittstellen zu anderen Programmen: erleichtert es Ihnen, Daten mit der Software, die Sie bereits nutzen, einfach auszutauschen und zu synchronisieren.
  • Technischer und fachlicher Support: steht Ihnen mit einem breiten Erfahrungsspektrum zur Verfügung, um Fragen zum Thema Entgeltabrechnung sowie Sonderthemen zu klären.
  • Hohe Sicherheit und Datenschutz: verschlüsselt Ihre Daten per SSL-Verbindung und garantiert höchsten Datenschutz nach EU-DSGVO und §9 des BDSG sowie Rechtssicherheit.

Gehaltsabrechnung online: Was ist rechtlich zu beachten?

Ist eine Zustimmung des Betriebsrates nötig?

Gibt es im Unternehmen einen Betriebsrat, ist folgendes zu beachten: Gemäß §87 Betriebsverfassungsschutzgesetz hat der Betriebsrat – sofern keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht – zwar ein Mitbestimmungsrecht unter anderem bei „Fragen der betrieblichen Lohngestaltung, insbesondere die Aufstellung von Entlohnungsgrundsätzen und die Einführung und Anwendung von neuen Entlohnungsmethoden sowie deren Änderung“. Das Mitbestimmungsrecht gilt aber nicht für die Frage, ob der Arbeitgeber die Lohn- oder Gehaltsabrechnung online oder in Papierform an seine Arbeitnehmer übermitteln darf. Trotzdem ist es empfehlenswert, den Betriebsrat mit ins Boot zu holen und eine Betriebsvereinbarung darüber abzuschließen, wenn künftig die Lohnabrechnung online erstellt werden soll.

Ist die Zusendung der Lohn- und Gehaltsabrechnung per Post Pflicht?

Nicht zwingend: Gemäß § 126b Bürgerliches Gesetzbuch muss der Arbeitgeber eine lesbare Erklärung auf einem „dauerhaften Datenträger“ abgeben. Bei Letzterem handelt es sich um ein Medium, mit dem der Empfänger die Erklärung so aufbewahren oder speichern kann, dass sie ihm so lange wie nötig zugänglich ist und unverändert wiedergegeben werden kann. Diese Anforderung kann eine digitale Entgeltabrechnung genauso wie eine auf Papier erfüllen.

Was ist beim digitalen Versand der Abrechnung zu beachten?

Will der Arbeitgeber eine Lohn- oder Gehalts­abrechnung online versenden, sollte er dafür einige rechtliche und technische Aspekte beachten. Zunächst benötigt er für die elektro­nische Gehaltsabrechnung die Zustimmung des Arbeitnehmers. Darüber hinaus muss er die Abrechnung in einem im Nachhinein unveränderbaren Format zur Verfügung stellen – und auch die nötige technische Infrastruktur, damit der Arbeitnehmer sie überhaupt empfangen und einsehen kann. Auch gilt es bei der elektronischen Übermittlung auf den Schutz der personenbezogenen Daten zu achten.

Lohnabrechnung online erstellen in wenigen Schritten

vyble® Prozess: Entgeltabrechnung
vyble® Prozess: Entgeltabrechnung

Mit dem Service von vyble® funktioniert Ihre monatliche, digitale Provisions-, Lohn- oder Gehaltsabrechnung in fünf einfachen Schritten:

  1. Sie erfassen alle nötigen Stamm- und Bewegungsdaten digital in der HR-Plattform: zum Beispiel Abwesenheiten, Reisekosten und Arbeitszeiten.
  2. Unsere Plattform generiert dann automatisch die entsprechenden Probeabrechnungen.
  3. Nach Ihrer Freigabe startet per Knopfdruck der finale Abrechnungslauf.
  4. Anschließend können Sie die Daten entweder selbst an die entsprechenden Institutionen übermitteln – oder das vyble® Customer Success Team übernimmt es für Sie.
  5. Sie erhalten die notwendigen digitalen Auswertungen und finden die Lohnzettel direkt in den Mitarbeiterakten.

Für jede Unternehmens­größe geeignet

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Egal ob Ihr Unternehmen 10, 100, 1.000 oder mehr Mitarbeiter hat – die Payroll- und HR-Plattform von vyble® funktioniert für jede Unternehmensgröße. Hier erfahren Sie mehr über die unterschiedlichen Leistungspakete von vyble®.

Bringen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auf die digitale Überholspur

Digitalisieren und optimieren Sie Ihre Entgeltabrechnungsprozesse und sparen Sie jeden Monat Zeit und Geld. So haben Sie mehr Kapazitäten für das Wesentliche.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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