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Onboarding: Mitarbeiter effizient einarbeiten

Drei Frauen freuen sich über die Neueinstellung einer Mitarbeiterin

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Onboarding: Mitarbeiter effizient einarbeiten

Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements. Mitarbeiter willkommen zu heißen, gut einzuarbeiten und langfristig zu binden, ist in Zeiten des Fachkräftemangels wichtiger denn je geworden. Im Folgenden erkläre ich Ihnen, was es zu beachten gibt und was einen guten Onboarding-Prozess ausmacht.

Sarah Engel

Sarah Engel

HR-Manager

Sarah ist Spezialistin für Personalthemen und weiß genau, worauf es bei der Mitarbeitersuche und Einarbeitung ankommt.

Definition: Was versteht man unter Onboarding?

Als Onboarding bezeichnet man das Einstellen und Aufnehmen neuer Mitarbeiter in das Unternehmen und vor allem die Maßnahmen, die die Eingliederung und Einarbeitung fördern. Das Onboarding zählt also zu den Aufgaben des Personalmanagements.

Zur Einarbeitung gehören die soziale und fachliche Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Während der Anfangszeit wird der neue Mitarbeiter mit seinen Aufgaben, Kollegen, der Unternehmensphilosophie und den Abläufen vertraut gemacht.

Welche Vorteile bringt erfolgreiches Onboarding

Bereits vor dem Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters entscheidet der Onboarding-Prozess darüber, welchen ersten Eindruck er vom Unternehmen als Arbeitgeber gewinnt. Ein gutes Onboarding ist daher essentiell für den Erfolg der weiteren Zusammenarbeit und die Mitarbeiterbindung:

  • Wenn ein neuer Mitarbeiter angemessen willkommen geheißen wird, fühlt er sich von Anfang an wohl und gut ins Team integriert. 
  • Ein gutes Onboarding hilft dem neuen Mitarbeiter, sich im Unternehmen und eigenen Aufgabenfeld schnell zurechtzufinden. 
  • Ein gutes Onboarding ermöglicht es dem neuen Mitarbeiter, direkt und selbstständig sein ganzes Potential für das Unternehmen zu entfalten. 
  • Wer sich von Anfang an gut mit dem Team und dem Unternehmen identifizieren kann, bleibt seinem Arbeitgeber tendenziell länger erhalten. Das belegt u. a. der Gallup Engagement Index aus dem Jahr 2020. Demnach äußern über 70 % der Befragten den Wunsch, auch in 3 Jahren noch im selben Unternehmen arbeiten zu wollen.

Unternehmen sollten das Onboarding also nicht nur darauf beschränken, neuen Mitarbeitern das Unternehmen und seine verschieden Tätigkeitsbereiche vorzustellen. Um die neuen Kollegen erfolgreich zu integrieren, sollten Unternehmen sie individuell begrüßen und einarbeiten.

Einarbeitungskonzepte

Frau und Mann sprechen über Onboarding-Aufgaben

Genauso wichtig wie das Onboarding für den neuen Mitarbeiter ist, genauso wichtig ist es für bestehende Mitarbeiter, zu wissen, was Sie ihren neuen Kollegen in der Einarbeitung vermitteln sollen. Daher ist es sinnvoll, einen Einarbeitungsplan zu erstellen und den Teamleitern bzw. Mitarbeitern zugänglich zu machen. Dieser Plan sollte deutlich vermitteln, welche die Anforderungen für die jeweilige Stelle sind, welche Materialien dem neuen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden können oder wer als Pate bzw. Mentor infrage kommt. Auch in Einarbeitungsphasen ist es wichtig, einen geregelten und effizienten Arbeitsablauf für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Der Onboarding-Prozess in 4 Phasen

Phase 1: Vor dem ersten Arbeitstag

Die erste Phase des Onboardings beginnt noch vor dem Arbeitsantritt. Im Vorhinein sollte sich das Unternehmen um folgende administrativen Aufgaben kümmern:

  • Ist vertraglich alles geregelt?
  • Wurde bereits eine Mitarbeiterakte angelegt?
  • Wer ist für die Einarbeitung zuständig?
  • Ist der Arbeitsplatz vorbereitet? 
  • Gibt es ein Willkommensgeschenk – wenn ja, wer kümmert sich darum?

Phase 2: Der erste Arbeitstag

Für neue Mitarbeiter ist der erste Arbeitstag immer aufregend. Hier finden Sie einige Tipps, um ihnen den Empfang möglichst angenehm zu gestalten und alles gut vorzubereiten:

  • Die perfekte Uhrzeit: Um die Aufregung zu minimieren, bietet es sich an, den neuen Mitarbeiter nicht genau zur Rush Hour einzubestellen. So ermöglichen Sie allen Beteiligten ein entspanntes Ankommen. 
  • Alles schon bereit: Ein schön hergerichteter Arbeitsplatz mit kleinen Aufmerksamkeiten macht einen guten Eindruck. 
  • Die wichtigsten Kollegen zuerst: Gerade in großen Unternehmen kann das Vorstellen der Kollegen ziemlich überwältigend sein. Idealerweise erscheinen nicht alle auf einmal. Am besten beginnt das Kennenlernen in kleinerer Runde, z. B. mit den Kollegen der eigenen Abteilung. Der zuständige Mentor kann den neuen Mitarbeiter nach und nach auch mit anderen Abteilungen bekannt machen. 
  • Eine erste Tour: Da die neue Arbeitsstelle nicht nur aus dem eigenen Arbeitsplatz und der Teeküche besteht, ist ein Rundgang in der Firma immer sinnvoll.

Phase 3: Die erste Woche

Die Eindrücke des ersten Tages können manchmal ziemlich intensiv sein. Für die erste Woche ist es daher wichtig, dass der neue Mitarbeiter weiß, wie der Onboarding-Prozess im Weiteren ablaufen wird und was alles auf ihn zukommt. Im Laufe der ersten Woche könnten Sie ihm bspw. auch die Produkte des Unternehmens, die Unternehmensphilosophie und künftige Aufgaben vorstellen. Außerdem können Sie in dieser Zeit bereits klären, welche Erwartungen Sie jeweils für die kommende Zeit haben und ihn über Ansprechpartner für bestimmte Themen informieren.

Phase 4: Die ersten 4-8 Wochen im Unternehmen

Gerade in der Anfangszeit ist regelmäßiges Feedback beider Seiten das A und O. Um gut in die Zusammenarbeit zu starten, sollten regelmäßige Gespräche mit den neuen Kollegen stattfinden, der Status der Einarbeitung laufend überprüfen werden und künftige Aufgaben kommuniziert werden. Feedback einholen! „Wie war die Einarbeitung für dich?” – Verbesserungsvorschläge erfragen und Prozess stetig anpassen.

Die Onboarding-Checkliste

Eine Onboarding-Checkliste beinhaltet alle Punkte, die das Unternehmen für eine gute Einarbeitung beachten sollte. Sie hilft, die anfallenden Aufgaben klar zu strukturieren und zu verteilen. Zu dieser Liste gehören unter anderem:

  • die fristgerechte Beschaffung der Arbeitsmaterialien
  • die Integration in das HR-System
  • die Gewährung von Zugriffen auf wichtige Software-Programme
  • die Planung von Terminen mit Mentoren und Kollegen
  • die Planung des ersten Arbeitstages, der ersten Aufgaben und sogar des ersten Monats im Unternehmen. 

Virtuelles Onboarding

Online Recruiting: Video Call

Homeoffice gehört mittlerweile zum normalen Arbeitsalltag dazu. Jedoch macht es einen entscheidenden Unterschied, ob ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz nach Hause verlegt oder ob jemand von zu Hause aus in einen neuen Job startet. Spätestens seit der Corona-Pandemie findet auch das Onboarding in vielen Unternehmen digital statt. 

Folgende Punkte helfen trotz physischer Distanz, das Gefühl von Zusammengehörigkeit zu wecken

  • Kleine Aufmerksamkeiten, die große Wirkungen haben: Den Blumenstrauß oder die Pralinen, die sonst am neuen Arbeitsplatz gewartet hätten, lassen sich auch im Paket verschicken, vielleicht noch eine Karte mit der Unterschrift aller Kollegen – und der erste Schritt ist getan. Sich auch über die Entfernung willkommen zu fühlen, macht viel aus. 
  • Die Distanz ausnahmsweise brechen: Damit ein neuer Mitarbeiter nicht erst nach einigen Monaten die Kollegen und die Räumlichkeiten kennenlernt, sollte ein Treffen unter geeigneten Umständen vor Ort veranstaltet werden.
  • Für eine gute Wissensvermittlung sorgen: Beim virtuellen Onboarding können neue MItarbeiter nicht mal ganz spontan etwas nachfragen oder gezeigt bekommen. In diesem Fall können Präsentationen, Leitfäden oder unternehmensinterne Wissensdatenbanken besonders hilfreich sein.. 
  • Die digitale Erreichbarkeit gewährleisten: Da der persönliche Kontakt eingeschränkt ist und eine Einarbeitung unter diesen Umständen ohnehin schon erschwert ist, sollte der Mentor für Rückfragen digital erreichbar sein. 
  • Mit digitalen Tools die Zusammenarbeit gut strukturieren: automatische Einladungen zu Workshops, Onboarding-Terminen oder Produkt-Präsentationen erleichtern die Orientierung im Terminchaos. 

Wichtig ist von Anfang an, dem neuen Mitarbeiter das Gefühl zu vermitteln, er sei nicht allein – auch wenn er es räumlich vielleicht ist.

Onboarding-Software

Onboarding ist ein umfangreicher Bestandteil im Personalmanagement. Für viele Unternehmen ist dieser Prozess mit Chaos und aufwändigen Excel-Listen verbunden.

Wer das Ganze über eine passende Software digitalisiert, kann die folgenden Prozesse vereinfachen:

    • weniger Aufwand und mehr Effizienz für das HR-Team 
    • bessere Strukturierungs- und Zugriffsmöglichkeiten, auch durch die neuen Mitarbeiter selbst
    • alle Daten an einem Ort
    • immer wieder verwendbare Vorlagen 
    • insgesamt reibungsloser, automatisierter Onboarding-Prozess

Einfache Verwaltung des Onboardings mit vyble®

vyble® unterstützt Sie beim Onboarding von neuen Mitarbeitern. Folgende Features erleichtern Ihnen den administrativen Prozess:

    • weniger Fehler dank Employer-Self-Service für die Personalakte
    • Vergütungskonzepte im Vorfeld klären und digital abstimmen
    • sichere und digitale Übermittlung und Unterschreiben des Vertrags
    • digitale Pflege und Import von Stammdaten
    • Importmöglichkeiten wie CSV-Upload
    • bequem die aktuellsten Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter importieren

Verstärkung an Bord holen mit vyble®

Mit der vyble® HR-Plattform können Sie Prozesse der Mitarbeitersuche und des Onboardings an einem Ort vereinen – und finden schnell passenden Nachwuchs für Ihr Team.

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