Ratgeber

Reisekostenabrechnung digitalisieren

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Reisekosten­abrechnung digitalsieren

Dienstreisen abzurechnen ist oft mit viel Aufwand verbunden. Zahlreiche Unternehmen erfassen die Kosten immer noch manuell. Hier erkläre ich, welche Auslagen erstattungs­fähig sind und wie Sie den Prozess einfach digitalisieren können.
Sandra Schneider

Sandra Schneider

Customer Success

Sandra ist Spezialistin für Entgeltabrechnung und betreut als Projektmanagerin zusätzlich die Entwicklung neuer vyble® Features.

Was sind Reisekosten? ​

Reisekosten sind alle Kosten, die bei einer Dienstreise entstehen. Dazu zählen unter an­derem Übernachtung, Fahrtkosten, Verpflegungs­mehraufwand und Reise­nebenkosten. Diese über­nimmt in den meisten Fällen der Arbeitgeber, da er diese als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kann. Ausnahmen bestehen dann, wenn der Reiseweg nicht weiter als der Weg zur üblichen Arbeitsstelle ist.

Wann ist eine Reisekosten­abrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung fällt an, sobald Mitarbeiter auf Dienstreise waren – das heißt, wenn sie ihrer Tätigkeit an einem anderen als dem gewohnten Arbeitsplatz nachgegangen sind. Allerdings wird nicht jede auswärtige Tätigkeit automatisch als Dienstreise angesehen, sondern vor allem die, die außerhalb der Stadtgrenze ausgeübt werden. Gründe für Dienstreisen sind z. B. Besuche von Tagungen und Messen, Besuche anderer Niederlassungen und Kundentermine außerhalb der Stadtgrenze.

Dauern Auswärtsaufenthalte länger als drei Monate, gelten sie nicht mehr als Dienstreise. Ein Anspruch auf eine Kostenerstattung besteht nur für diejenigen, die ihren Arbeitsort während einer längeren Dienstreise mehrmals wechseln – wie es z. B. Monteure häufig tun.

Welche Kosten sind erstattungsfähig?

Mitarbeiter können sich die angefallenen Reisekosten nur erstatten lassen, wenn sie die entsprechenden Belege und Quittungen aufbewahren und einreichen. Danach kann der Arbeitgeber die Kosten lohnsteuerfrei zurückzahlen. Folgende Kosten können geltend gemacht werden: 

  • sämtliche Fahrt- und Transportkosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten
  • Telefon- und Internetkosten

Für die Berechnung von Übernachtungskosten und Verpflegung gibt es verschiedene Pauschalen, die gewisse Werte festlegen. Diese werden in der Regel jährlich angepasst. So unterscheiden sich die Pauschalen der Verpflegung bei Auslandsreisen je nach Land

Was den Umfang der zu erstattenden Kosten angeht, gelten die Standards des Unternehmens. Damit beiden Seiten klar ist, in welcher Höhe Kosten erstattet werden, sollten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern diese Standards vor einer Dienstreise mitteilen. Dadurch weiß der Mitarbeiter rechtzeitig, wie groß oder klein das Reisebudget ist und ob ihm z. B. ein Zugticket in der 1. Klasse erstattet werden würde.

Vorteile einer digitalen Reisekosten­abrechnung

Die Reisekostenabrechnung unterliegt keinen gesetzlichen Vorgaben. Sie ist also nicht an bestimmte Formulare gebunden und erfordert auch keine Unterschriften. Deswegen dokumentieren Unternehmen Reisekosten unterschiedlich. Viele protokollieren die Kosten beispielsweise noch händisch auf Papier oder in Excel-Tabellen.

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Doch das geht inzwischen deutlich effizienter: Unternehmen, die ihre Reisekosten digital dokumentieren und abrechnen, profitieren von vielen Vorteilen:

  • Sie sparen dadurch Zeit und Papier. 
  • Mitarbeiter können Belege darüber bequem online einreichen – auch von unterwegs oder aus dem Home Office –, der Arbeitgeber kann den Antrag einfach prüfen und freigeben. 
  • Die für das Land geltenden Verpflegungspauschalen sind in Online-Tools bereits mit einberechnet. 
  • Die Kosten können schneller und automatisch mit dem nächsten Gehalt erstattet werden.
  • Die Nutzung eines effizienten Online-Tools trägt nebenbei zu einem modernen Image bei und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

Effiziente Reisekostenabrechnung mit vyble®

vyble® Mockup: Reisekosten

Mit vyble® können Unternehmen den kompletten Prozess rund um die Abrechnung der Dienstreise schnell und einfach erledigen. In der vyble® HR-Plattform oder unterwegs per App können Mitarbeiter die Daten der Reise bequem selbst erfassen und digital Belege zum Antrag hinzufügen. Die Software berechnet auf Wunsch weltweite Erstattungspauschalen rund um Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Blitzschnell und vollautomatisch wird ein Reisekostenantrag für die Mitarbeiter erstellt. Nachdem der Arbeitgeber den Reisekostenantrag geprüft und genehmigt hat, kann er die Kosten automatisch mit dem nächsten Gehalt erstatten.

Belege per Reisekosten App einfach von unterwegs einreichen

Mit der vyble® My Expenses App können Mitarbeiter Reisekosten, Restaurant-Quittungen, digitale Essensmarken, ÖPNV-Tickets und andere Arten von Auslagen noch unterwegs mit ihrem Smartphone erfassen und bequem an ihren Arbeitgeber übermitteln.

vyble® MyExpenses App: Beleg einreichen Mockup

Mit vyble® die Reisekostenabrechnung automatisieren

Mit der vyble® HR-Plattform gehören verlorene Belege und Papierchaos endlich der Vergangenheit an. Sie und Ihre Mitarbeiter können die gesamte Abrechnung und Erstattung mit nur wenigen Klicks erledigen.

Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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