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Dienstplan digital gestalten

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Dienstplan digital gestalten

Schichtpläne sind ein wichtiger Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Die manuelle Erfassung mithilfe von Papiertabellen ist dabei jedoch längst überholt. Moderne, cloudbasierte Schichtplaner online erleichtern die Erstellung eines Dienstplans und ermöglicht einen Zugriff von überall. Hier erkläre ich, welche Faktoren dabei entscheidend sind.

Linda Wulf

Linda Wulf

Customer Success Manager

Linda ist Spezialistin für Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Fokus auf Mitarbeiter-Benefits.

Was ist ein Dienstplan?

Ein Dienstplan stellt den Einsatz der Mitarbeiter in Diensten oder Schichten dar und koordiniert diese zeitlich. Vor allem in Unternehmen, in denen in Schichten gearbeitet wird oder Dienste miteinander koordiniert werden müssen, sind Schichtplaner unverzichtbar. Bei der Personaleinsatzplanung können so Anforderungen, aber auch Wünsche der Arbeitnehmer berücksichtigt werden.

Was macht einen guten Schichtplan aus?

Ein guter Schichtplan sollte vor allem übersichtlich sein. Er erlaubt es, Arbeitszeiten, Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten einfach zu synchronisieren. Dadurch können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer jederzeit einen Überblick verschaffen, wann Dienste oder Schichten beginnen oder enden und wann Pausenzeiten eingeplant sind.

Welche Möglichkeiten gibt es, Dienstpläne zu erstellen?

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Dispositionstafel

Eine Möglichkeit, Schichtpläne zu erstellen, sind immer noch der klassische Stunden­plan auf Papier oder eine Dispositionstafel. Diese veraltete Herangehens­weise birgt aber auch ihre Risiken: Mitarbeiter können den Schichtplan nur am Arbeitsort einsehen oder müssen ihn für sich abfotografieren. Kommt es zu kurzfristigen Änderungen oder Ausfällen, muss der Plan händisch angepasst oder sogar neu angefertigt werden.

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Schichtplaner online

Deshalb erstellen Unternehmen ihre Dienstpläne heute meist mit digitalen Programmen für die Personaleinsatz­planung. So können Mitarbeiter den Plan auch von unterwegs einsehen. Änderungen können mit dem Schichtplaner online schnell und einfach aktualisiert werden und es entsteht kein Zettelchaos.

Digitale Schichtplanung mit vyble®

Der Schichtplaner online von vyble® bietet eine übersichtliche und flexible Lösung bei der Personaleinsatzplanung und kann auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Verschiedene Filtermöglichkeiten, Zugriff von unterwegs dank Speicherung in der Cloud und intelligente Automatismen ermöglichen eine effiziente Abbildung.

Schichtpläne mit wenigen Klicks erstellen

vyble® Klickvideo: Schichtplan erstellen

In der vyble® HR-Plattform können Sie mit dem Schichtplaner online einen Dienstplan sowohl auf Wochen- als auch auf Monatsbasis oder für einen frei gewählten Zeitraum erstellen. Mit einem Klick wird Ihnen angezeigt, welche Mitarbeiter aus welchem Arbeitsbereich zur Verfügung stehen und welche Schichten noch unbesetzt sind.

Arbeitsbereiche anlegen

vyble® Klickvideo: Arbeitsbereiche anlegen

Um einen Dienstplan möglichst übersichtlich zu gestalten, empfiehlt es sich verschiedene Arbeitsbereiche festzulegen. Diesen können Sie dann die Mitarbeiter entsprechend ihrer jeweiligen Rolle zuordnen. In einem Supermarkt könnten dies beispielsweise die Frischetheke und die Kasse sein. Arbeitsbereiche lassen sich in unbegrenzter Anzahl anlegen. In größeren Unternehmen kann es sinnvoll sein, die verschiedenen Bereiche zu Abteilungen oder Geschäftsbereichen zusammenzufassen.

Den passenden Mitarbeiter auswählen

Sie brauchen für eine Schicht Mitarbeiter mit bestimmten Qualifikationen? Durch die Möglichkeit frei wählbare „Tags” zuzuweisen, ist das kein Problem mehr: So können Sie z. B. mit wenigen Klicks Mitarbeiter auswählen, denen Sie vorher Tags wie „Teamleiter” oder „Französisch-Kenntnisse” zugewiesen hatten.

Mitarbeitern Schichten zuweisen

vyble® Klickvideo: Mitarbeiter Schichten zuweisen

In der HR-Plattform können Sie Mitarbeiter flexibel und zuverlässig Schichten zuordnen. Mögliche Konflikte oder Überschneidungen mit anderen Schichten verhindert das System automatisch. Praktisch: Farbige Daumen-Icons zeigen dabei jeweils die Verfügbarkeit der Mitarbeiter an. Ein Klick auf die freien Mitarbeiter genügt, um diese dann der Schicht zuzuweisen. Sobald Sie die Planung abgeschlossen haben, können Sie den Dienstplan intern veröffentlichen. Dadurch ist der Plan für die eingesetzten Mitarbeiter einsehbar und die Kommunikation vereinfacht.

Sich auf Schichten bewerben

vyble® Klickvideo: auf Schichten bewerben

Sie möchten Ihren Mitarbeitern die Wahl lassen? Kein Problem: Mitarbeiter können sich auch selbst auf Schichten bewerben. Im Dienstplan werden ihnen die frei verfügbaren Schichten angezeigt. Der Personalverantwortliche erkennt dann an einem Briefsymbol im Schichtplaner online, dass sich ein Mitarbeiter auf eine Schicht beworben hat.

Effizienter und flexibler Schichtplaner online

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Mit der vyble® HR-Plattform können Sie einfach Schichtpläne in der Cloud anlegen und schnell die passenden Mitarbeiter auswählen – der Schichtplan passt sich flexibel den Bedürfnissen in Ihrem Unternehmen an.

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