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Urlaubs­berechnung und Urlaubs­anspruch

Frau schaut auf Stadt im Urlaub

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Urlaubsberechnung und Urlaubsanspruch

Urlaub sollte ein angenehmes, einfaches Thema sein – ist aber für viele Unternehmen mit einiger Bürokratie und Planung verbunden. Hier erfahren Sie, was Sie als Arbeitgeber beachten sollten und wie Sie mit digitaler Urlaubsberechnung viel Zeit sparen können.

Sandra Schneider

Sandra Schneider

Customer Success

Sandra ist Spezialistin für Entgeltabrechnung und betreut als Projektmanagerin zusätzlich die Entwicklung neuer vyble® Features.

Wie funktioniert die Urlaubs­berechnung?

Ausgehend von einer Fünf-Tage-Woche hat jeder Arbeitnehmer in Deutsch­land einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von mind­estens 20 Urlaubstagen im Jahr, unabhängig davon, ob er Teil- oder Vollzeit beschäftigt ist. Dennoch gibt es einige Sonderregelungen bei der Urlaubsberechnung.

Wie wird der Urlaubsanspruch berechnet?

Für die Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs wird die Anzahl der Arbeitstage pro Woche mit der Anzahl der tatsächlichen Arbeits­tage pro Woche multipliziert. Daraus ergibt sich der entsprechende Urlaubsanspruch. Dabei ist jedoch wichtig, dass es sich dabei um mind­estens vier Wochen pro Kalenderjahr handelt. Dieser gesetzliche Urlaubs­anspruch gilt für Arbeiter, Ange­stellte, Auszubildende sowie für arbeitnehmerähnliche Personen.

Sonderfälle bei der Urlaubsberechnung

Bei der Berechnung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs gibt es einige Sonderfälle, z. B. bei Personen mit Minijob als Beschäftigungsverhältnis. Denn in der Regel arbeiten Mini­jobber weniger als fünf Tage pro Woche. Daher wird der Urlaubs­anspruch hier so berechnet, dass die Arbeitstage pro Woche mit 24 multipliziert und durch sechs subtrahiert werden. Dadurch werden der gesetzlich festgelegte Mindesturlaub und die Werktage in der Woche in die Urlaubsberechnung mit einbezogen. Auch durch Abwesenheiten wie Elternzeit verringert sich der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers für das Jahr.

Darf ein Beschäftigter eigenständig die Urlaubsplanung durchführen?

Der Arbeitgeber muss den Jahresurlaub der Arbeitnehmer grundsätzlich nach deren Wünschen gewähren. Ausnahmen gelten nur in wenigen Fällen, z. B. bei dringenden betrieblichen Gründen oder sozialen Aspekten, wie das Entgegenstehen der Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer.

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Kann Resturlaub ins Folgejahr übernommen werden?

Resturlaub darf nicht ohne Weiteres ins Folgejahr übernommen werden. Laut Gesetz müssen Arbeitnehmer ihren  Urlaub komplett im jeweiligen Kalenderjahr nehmen. Nur bei triftigen Gründen, wie z. B. betrieblichen Gründen oder bei einer Erkrankung des Arbeit­nehmers, darf der Resturlaub auf das Folgejahr übertragen werden. Allerdings erlauben manche vertragliche Vereinbarungen die Übertragung einiger Urlaubstage auf das Folgejahr. 

Ohne eine solche Vereinbarung kann der Resturlaub verfallen – jedoch nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr noch einmal auf den vorhandenen Resturlaub aufmerksam gemacht oder konkret dazu aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen. 

Falls der Urlaub nicht genommen wird, kann dieser nicht alternativ ausbezahlt werden. Denn der Urlaubsanspruch ist für die Erholung gedacht und muss als Freizeit genommen werden.

Urlaub in Zeiten von Kurzarbeit

Urlaub kann auch während der Kurzarbeit genommen werden. Das stellt einen Vorteil dar, denn so kann – insbesondere bei Betriebsferien – Kurzarbeit ggf. vermieden werden. Der Einsatz von Urlaub kann aber nur dann durch den Arbeitgeber verlangt werden, wenn nicht vorrangige Urlaubswünsche des Arbeitnehmers entgegenstehen.

Das Urlaubsentgelt ist vom Arbeitgeber in der üblichen Höhe zu gewähren. Verdienstkürzungen, die durch Kurzarbeit eintreten, bleiben unberücksichtigt.

Achtung: Resturlaub aus dem Vorjahr muss genommen werden, bevor dieser verfällt, um Kurzarbeit zu vermeiden.  Erfolgt dies nicht, liegt kein unvermeidbarer Arbeitsausfall vor.

Das Landgericht Düsseldorf entschied kürzlich, dass für Zeiträume, in denen Arbeitnehmer wegen Kurzarbeit Null durchgehend nicht gearbeitet haben, sie keine Urlaubsansprüche erwerben. Unter diesen Umständen kann der Arbeitgeber den Jahresurlaub anteilig kürzen.

Urlaubsanspruch bei Jobwechsel oder Kündigung

Mann packt Dinge in einen Karton

Prinzipiell haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Urlaubstage, die sie aufgrund einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht komplett nehmen konnten. Allerdings ist dabei der Zeitpunkt der Kündigung entscheidend: 

  • Wenn die Kündigung vor dem 30. Juni des jeweiligen Kalenderjahres erfolgt, hat der Arbeitnehmer beim bisherigen Arbeitgeber einen Urlaubsanspruch von 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat der Beschäftigung im Jahr der Kündigung.
  • Wenn die Kündigung ab dem 1. Juli erfolgt, steht dem Arbeitnehmer der komplette Urlaubsanspruch zu, vorausgesetzt dieser ist bereits seit mindestens sechs Monaten beim alten Arbeitgeber beschäftigt. Andernfalls wird der Urlaubsanspruch ebenfalls wieder anteilig zu den Monaten verrechnet, in denen das Beschäftigungsverhältnis bestand. 

Ab wann hat ein Arbeitnehmer bei einem neuen Job Urlaubsanspruch?

Ein Arbeitnehmer hat grundsätzlich jederzeit Anspruch auf gesetzlichen Urlaub. Jedoch ist in den ersten sechs Monaten die Zustimmung des Arbeitgebers notwendig. Das heißt, in den ersten sechs Monaten nach Beginn des Arbeitsverhältnisses ist nach vorheriger Zustimmung des Arbeitgebers jede Art von Urlaub möglich.

Klassische vs. digitale Urlaubsberechnung

Mit der Urlaubsplanung eines Arbeitnehmers geht meist seine Vorfreude auf den Urlaub einher. Allerdings sind vorher vonseiten des Arbeitnehmers als auch vonseiten des Arbeitgebers noch entsprechende Formulare zu bearbeiten. Der Urlaubsantrag muss ausgefüllt, unterzeichnet, eingescannt und abgeschickt bzw. eingereicht werden. Kommt der Antrag beim Arbeitgeber an, muss dieser prüfen, wie viele Urlaubstage dem Arbeitnehmer noch für das Jahr zustehen, ob der Antrag richtig ausgefüllt wurde und wer als Vertretung in der Abwesenheit in Frage kommt. 

Eine digitale Urlaubsberechnung vereinfacht solche Prozesse. Denn die oben genannten Schritte des Arbeitgebers können dadurch komplett digital und häufig automatisch durch das Programm erfolgen. So bleibt dem Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

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