Von der Sitzungs-Hölle
zur Meeting-Kultur

Krisen meistert man am besten, indem man ihnen zuvorkommt.

Whitman Rostow

Besprechungen sind ein großer Bestandteil des Arbeitsalltags und aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken, doch um sich nicht im Dschungel von Meetings zu verlieren, gibt es im heutigen Blogbeitrag einige Anregungen zum Thema Meetingkultur.

Welchen Zweck hat das Meeting? 

Wichtig ist, warum man sich trifft. Da es verschiedene Arten von Meetings gibt, ist es von Bedeutung zu kommunizieren, um welche Art es sich handelt, da einige intensiver vorbereitet werden müssen als andere. Geht es um die Planung oder Strategie in der Zukunft, die Umsetzung aktueller Projekte oder die Auswertung bereits passierter Aufgaben?

Diese Kommunikation sollte schon bei dem Betreff der Einladung ersichtlich werden. Neben Ort und Zeit, sollte auch mitgeteilt werden, welche Art der Vorbereitung nötig ist oder ob technische Hilfsmittel benötigt werden. Eine Erinnerung per Kalender vor dem eigentlichen Meeting hilft, um alle Teilnehmenden nochmals zu informieren. 

Wer nimmt teil?

Es ist jedoch nicht nur von Bedeutung, worum es gehen soll, sondern auch wer am Meeting teilnimmt. Die Zahl der Anwesenden ist dabei irrelevant, vielmehr ist ihre Rolle entscheidend. In vielen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter/ Teams mittlerweile themenübergreifend. Um sicherzugehen, dass diese dann nicht den ganzen Tag von einem Meeting ins Nächste müssen, sollte geklärt werden, ob die Anwesenheit wirklich notwendig ist. Um auch Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, die nicht am Meeting selbst teilgenommen haben, kann im Anschluss eine E-Mail mit Notizen oder den wichtigsten Informationen gesendet werden.

Ein guter Rhythmus

Um Projekte gut planen zu können oder diese voranzutreiben ist ein Zeitplan eine gute Hilfe, das gleiche gilt für den Rhythmus von Meetings. 

  1. Das Daily

Ein kurzes tägliches Meeting (5-15min) um taktische Fragen zu bündeln, den Ist-Stand festzustellen und alle Mitglieder abzuholen.

  1. Das Weekly

In diesem wöchentlichen Meeting (meist 60-90min) geht es um die Erörterung des Fortschritts der derzeitigen Prioritäten. Neben ein bis zwei Hauptthemen könne die in der Woche gesammelten Informationen von Mitarbeitern oder Kunden ausgewertet werden.

  1. Das Monthly

Ein monatliches Meeting (meist einen halben bis ganzen Tag dauernd), an dem sich die leitenden Personen versammeln, um einige große Themen zu besprechen, welche kollektiven Aufwand und Klärung bedürfen. Auch Firmenwissen kann dort über die Anwesenheit mehrerer Führungskräfte verschiedener Ebenen über mehrere Ebenen transferiert werden.

  1. Das Yearly 

Ein jährliches Meeting, welches mehrere Tage dauern kann, um ein Resumee über das vergangene Jahr zu ziehen und ein Plan für das kommende Jahr aufzustellen. 

Die Planung

Eine gute Vorbereitung ist bereits die halbe Arbeit. Um das Meeting erfolgreich zu gestalten, ist die Aufgabenverteilung deswegen von großer Bedeutung. Wer macht was, wer soll anwesend sein, was ist das Ziel des Meetings – sind dabei zu beachtende Fragen. 

Der Ablauf

Gerade wenn am Tag mehrere Meetings stattfinden, ist es wichtig, die vorgegebenen Zeitfenster nicht zu überschreiten. Ein pünktliches Anfangen und Beenden sollte also das Ziel sein. Natürlich kommen manchmal Fragen oder Probleme auf, deren Klärung länger dauern als die angesetzte Zeit. Dies sollte allerdings nicht die Regel sein, und wenn noch Bedarf besteht, ist es oft sinnvoller, über einen erneuten Termin nachzudenken.

Je nach Art des Meetings ist es klug, einen Moderator zu bestimmen, der dann durch das Meeting leitet und den Fokus auf dem Zweck hält. Nur weil es einen Moderator gibt, heißt es jedoch nicht, dass es eine One-Man-Show ist. Ein Meeting lebt von Ideen und Anregungen, die verschiedenen Köpfen entsprungen sind. So ist es auch wichtig, dass sich alle respektieren und jeder zu Wort kommt. Um ein Meeting erfolgreich zu gestalten und den Fokus nicht zu verlieren, sollten Störquellen ausgeschlossen werden. Smartphones und andere Themen, haben bei einem Meeting keinen Platz. 

Die Sicherung

Um die aufgekommenen Fragen/ Probleme, erreichten Erfolgen, Zielsetzungen, erarbeiteten Anregungen und Ideen nicht zu verlieren oder anderen zugänglich zu machen, ist die Sicherung des Inhalts von großer Bedeutung. Das erstellte Protokoll kann dann zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden.

Meetings sollen Erfolge bringen oder zur Problemlösung beitragen und nicht Zeit sinnlos rauben. Ein effektiver Ablauf mit einem guten Plan, einzuhaltende Zeitvorgaben und der Fokus auf das gesetzte Ziel können zu einer guten Meetingkultur führen.