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Zeiterfassung

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Zeiterfassung

Flexibles Arbeiten wird immer populärer. Daher ist es wichtiger denn je effizient Arbeitszeiten erfassen zu können, auch wenn Mitarbeiter mal nicht im Büro sind. Alles was Sie zum Thema Zeiterfassung wissen müssen teile ich Ihnen hier mit.

Linda Wulf

Linda Wulf

Customer Success Manager

Linda ist Spezialistin für Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Fokus auf Mitarbeiter-Benefits.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung protokolliert in einem Unternehmen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter. Dafür werden pro Arbeitstag der Beginn, die Dauer und das Ende der geleisteten Arbeitsstunden inklusive der Pausenzeiten erfasst.

Was sagt das Gesetz über Zeiterfassung?

Auch wenn viele Unternehmen die Arbeitszeiten bereits protokollieren, sind sie nach deutschem Recht generell noch nicht dazu verpflichtet. Eine Pflicht besteht bisher nur für geringfügig Beschäftigte sowie für das Baugewerbe, die Gebäudereinigung, Paketdienste, Gaststätten- und Hotelbetriebe. In diesen Branchen erfüllt die Zeiterfassung den Zweck, Schwarzarbeit vorzubeugen. 

Zudem urteilte der Europäischer Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019, dass jedes Unternehmen in der EU ein Zeiterfassungssystem einführen muss. Dabei muss dieses System drei Voraussetzungen erfüllen: Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Der Gesetzgeber hat das Urteil über die Zeiterfassung des EuGH bisher nicht in deutsches Recht umgewandelt (Stand 10/2020). Bisher müssen nur Überstunden aufgezeichnet werden.

Welche Zeiterfassungssysteme gibt es?

Klassische Zeiterfassung

Altbewährt und deshalb immer noch oft genutzt sind Stundenzettel, Excel-Tabellen und Stempelanlagen. Diese Zeiterfassungssysteme sind aber nicht mehr zeitgemäß und bringen jeweils einige Nachteile mit sich.

  • Stundenzettel: der Klassiker unter den Zeiterfassungsmethoden – allerdings häufig fehleranfällig und mit Zettelchaos verbunden. Außerdem ist die manuelle Übertragung der Daten in die Lohnbuchhaltung relativ aufwändig.
  • Excel-Tabellen: sind nachhaltiger als die Zeiterfassung auf Papier – müssen aber immer noch manuell in die Lohnbuchhaltung übertragen werden. Zudem können Tabellenzellen versehentlich gelöscht werden und verschiedene Dateiversionen Verwirrung stiften.
  • Stechuhr/Stempelanlagen: protokollieren via PIN oder Chipkarte das Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes. Daraus lässt sich die geleistete Arbeitszeit und Anwesenheit eines Mitarbeiters erschließen – Nachteil: praktisch und effizient, aber relativ teuer in der Anschaffung und Wartung.

Digitale Zeiterfassung

Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem können Unternehmen flexible Arbeitszeiten besser strukturieren und Zeit sparen – denn alle Zeiten lassen sich einfach erfassen und sind direkt für die Payroll nutzbar. So werden Löhne fehlerfrei und zuverlässig berechnet und auch Überstunden, Urlaubs- und Krankheitstage werden automatisch berücksichtigt.

 
  • Zeiterfassungssoftware: bietet die Möglichkeit, Zeit digital bzw. in der Cloud zu erfassen. Mitarbeiter können sich selbst am PC ein- und ausstempeln.
  • Payroll-Software mit integrierter Zeiterfassung: vereint alle Mitarbeiterdaten übersichtlich an einem Ort. Außerdem erlaubt diese Software, die Zeiterfassung automatisch in die Payroll zu übernehmen.
  • Apps: ermöglichen es, die Zeit praktisch am eigenen Smartphone oder Tablet zu erfassen. Der Zugriff auf das Zeiterfassungssystem ist so auch im Home Office oder von unterwegs auf Dienstreisen möglich – und auch perfekt für Mitarbeiter, die nicht am PC arbeiten.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Für Arbeitgeber

  • vereinfacht die Buchführung und Lohnabrechnung
  • erübrigt den Stauraum für Lohnzettel und spart administrativen Aufwand
  • gibt einen genauen Überblick über die geleistete Arbeitszeit inklusive Überstunden
  • erleichtert den Einsatz und die Kostenplanung des Personals

Für Arbeitnehmer

  • erspart Zettelchaos
  • erleichtert den Nachweis über geleistete Stunden
  • gewährt einen besseren Überblick über Urlaubs- und Krankheitstage
  • ermöglicht eigenständiges Eintragen von Anwesenheits- und Arbeitszeiten (Employee Self Service)

Bequeme Multi-Device Zeiterfassung mit vyble®

vyble® My Time: mobile Zeiterfassung

Mit vyble® können Unternehmen Arbeitszeiten inkl. Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit und Abwesenheitszeiten übersichtlich an einem Ort protokollieren: Der Arbeitgeber oder seine Mitarbeiter tragen dafür einfach über die vyble® My Time App oder am PC alle Zeiten in die cloud-basierte HR-Plattform ein. Das System erfasst die Daten automatisch und bei Bedarf auch tagesaktuell. Der zuständige Vorgesetzte kann die Zeiten anschließend mit wenigen Klicks prüfen und freigeben. Neben der papierlosen Zeiterfassung in der Cloud, besteht unter anderem die Möglichkeit, einen Schichtplan zu führen und Abwesenheiten durch Urlaub oder Krankheit zu verwalten. Auch Überstunden können einfach im Arbeitszeitkonto gesammelt und später ausgeglichen werden.

Die vyble® My Time App ist verfügbar für Android und iOs.

Arbeitszeiten direkt in die Payroll übernehmen

Die Zeiterfassung mit vyble® spart Ihrer Personalabteilung viel Zeit und Aufwand: Nachdem alle Arbeits- und Abwesenheitszeiten Ihrer Mitarbeiter in den Arbeitszeitkonten auf der HR-Plattform erfasst wurden, können Sie sie automatisch mit wenigen Klicks in die Lohnabrechnung übernehmen.

Erfassen Sie Arbeitszeiten schnell und digital von überall

Optimieren Sie Ihre Zeiterfassung mit vyble® und integrieren Sie über unsere HR-Plattform automatisch alle Daten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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